Functioneringsgesprek als motiverende dialoog

Wil je van je functioneringsgesprekken motiverende dialogen maken? Ga dan aan de slag met onze 11 tips.

Als leidinggevende spreek je dagelijks met je collega’s. Over werk en over privézaken. Dat gaat eigenlijk altijd goed. Je weet precies wat je aan elkaar hebt. Maar nu staan de functioneringsgesprekken op het programma. Dat is een stuk lastiger. Het zijn immers ‘officiële gesprekken’ die vastgelegd worden in een dossier. Bovendien wil je de functioneringsgesprekken gebruiken om je collega’s serieus te helpen bij hun ontwikkeling. Hoe pak je dit aan?

Een lastige klus.

Een motiverend functioneringsgesprek voeren is een lastige klus. Je wilt feedback geven aan je collega en feedback ontvangen. Daarbij wil je echter wel voorkomen dat je elkaar een uur lang eens flink de maat gaat nemen of alleen maar opgekropte frustraties van het afgelopen jaar naar elkaar zit te spuien. Hoe voorkom je die situaties? Hoe zorg je ervoor dat het functioneringsgesprek voor jullie beiden motiverend werkt? Welke onderwerpen moeten er aan bod komen? Hoe creëer je de juiste sfeer? Je leest het allemaal in deze blog.

Leer en oefen feedback geven:

Wil je het geven van feedback leren en oefenen in een veilige omgeving? En onder begeleiding van een ervaren trainer en acteur? Schrijf je dan in voor onze training Feedback geven en ontvangen.

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een gesprek met een collega waaraan je leiding geeft. Het gaat over het werk en alles wat daarmee samenhangt. Samen kijk je hoe die collega functioneert, wat zijn positieve punten zijn, wat beter kan en welke hulp hij daarbij kan gebruiken. In de meeste organisaties is het functioneringsgesprek een onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus, samen met het beoordelingsgesprek en soms ook een planningsgesprek.

Waarom zijn functioneringsgesprekken belangrijk?

In veel cao’s staat dat de werkgever verplicht is functioneringsgesprekken te organiseren. Maar ook als jouw organisatie niet aan zo’n bepaling uit een cao is gebonden, is het verstandig functioneringsgesprekken te houden. Want als je het goed aanpakt, is het een ideale gelegenheid om als leidinggevende te achterhalen hoe je collega zijn werk ervaart. En om hem te motiveren zich verder te ontwikkelen. Een formele reden is nog dat je dit soort gesprekken nodig hebt om een personeelsdossier op te bouwen en daarmee te kunnen laten zien dat jij en de organisatie waarvoor je werkt goed voor het personeel zorgen.

Welke onderwerpen horen thuis in een functioneringsgesprek?

In veel organisaties staat het doel van het functioneringsgesprek omschreven in een document van HR. Net als de onderwerpen die aan bod moeten komen. Maar misschien geldt dit voor jouw organisatie niet. Of ben je niet tevreden met het protocol dat HR voor je heeft opgesteld. Daarom zet ik graag vier onderwerpen voor je op een rij die samen een prima basis vormen voor je functioneringsgesprekken:

• Bespreek de positieve en de eventuele knelpunten in het functioneren van je collega. En zoek samen naar oplossingen.
• Laat je collega nadenken over zijn werk, zijn team en de organisatie. Heeft hij bijvoorbeeld de juiste kennis en vaardigheden om zijn taken uit te voeren? Wat vindt hij van de manier waarop hij wordt begeleid? Lukt het hem om ontwikkelingen in zijn vakgebied bij te houden?
• Klopt het beeld van je collega over zijn functioneren met het beeld dat jij hebt? Zo ja, zijn er accentverschillen? Zo nee, waardoor komt dit verschil in perceptie?
• Kijk naar de ontwikkelingsmogelijkheden voor je collega voor de middellange en de lange termijn in combinatie met de koers van je organisatie. Je kunt daarbij eventueel een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) opstellen.

11 tips waarmee je van een functioneringsgesprek een motiverende dialoog maakt.

Als leidinggevende heb je de taak ervoor te zorgen dat het functioneringsgesprek goed verloopt. Maar dat betekent zeker niet dat je de hele tijd aan het woord moet zijn. Integendeel, het doel is juist een dialoog waarin beide sprekers een gelijkwaardige inbreng hebben en samen nadenken over het functioneren van de werknemer. ‘Dialoog’ en ‘samen’ zijn dan ook twee kernwoorden die onlosmakelijk met functioneringsgesprekken verbonden zijn. Hieronder lees je onze tips die je daarbij helpen.

1. Voorkom dat het functioneringsgesprek een beoordelingsgesprek wordt.

Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek. Voorkom dus ook dat het daarop gaat lijken. In een beoordelingsgesprek is je rol als leidinggevende bepalend. Je vertelt wat jouw mening is over het functioneren van je gesprekspartner de afgelopen periode, eventueel onderbouwd met cijfers waarop je je baseert. Die input is de basis voor de rest van het beoordelingsgesprek.

Samen kijken naar de toekomst.

Een functioneringsgesprek is veel meer gericht op de toekomst. Je wilt weten hoe het met je collega gaat en hem motiveren. Als leidinggevende spreek je dan ook vooral je coachende vaardigheden aan, niet je oordelende. Samen kijk je naar wat je collega goed vindt gaan en waarover hij minder tevreden is. En welke begeleiding, tools, opleidingen of andere zaken hij nodig heeft om optimaal te functioneren. Daar maak je samen concrete afspraken over.

2. Bereid je goed voor.

Door het functioneringsgesprek goed voor te bereiden laat je je collega merken dat je hem en het gesprek serieus neemt. Door het jaar heen spreek je uiteraard regelmatig met elkaar en zijn er ongetwijfeld veel kleine feedbackmomentjes. Het is slim om belangrijke punten daaruit zo nu en dan even voor jezelf op te schrijven. Op die manier heb je als de functioneringsgesprekken eraan komen voldoende stof om uit te putten.

Stel samen de agenda op.

Op basis van de input die je door het jaar heen hebt verzameld en de ontwikkelingen die je verwacht dat het komende jaar op je organisatie of team afkomen, kun je alvast een voorlopige agenda maken. Stuur deze een of twee weken voor het gesprek naar je collega. En vraag gelijk of hij nog andere zaken wil bespreken. Zo maak je samen een agenda voor het functioneringsgesprek.

3. Zorg voor een prettige omgeving en voldoende tijd.

Een prettige, rustige ruimte is noodzakelijk om een functioneringsgesprek te laten slagen. Houd het gesprek bij voorkeur niet in je eigen werkkamer of kantoor. Kies liever een meer neutrale ruimte, bijvoorbeeld een vergaderkamer. Zorg dat je tijdens het gesprek niet wordt gestoord. En maak voldoende tijd vrij in je agenda. Houd in je planning er dus rekening mee dat het gesprek ook kan uitlopen. Ga niet tegenover elkaar zitten, maar ieder aan een hoek als je aan een rechthoekige tafel zit of in een hoek van zo’n 45 – 60 graden als de tafel rond is. Vergeet de koffie, de thee en/of het water niet.

4. Bespreek eerst de structuur.

Misschien is je collega een beetje zenuwachtig als het gesprek begint. Of weet hij niet zo goed wat hij kan verwachten. Het is daarom verstandig de opening van het functioneringsgesprek te gebruiken om hem op zijn gemak te stellen. Dat kan prima door eerst de structuur van het gesprek te bespreken. Als je eerder samen de agenda hebt afgestemd, kun je die nu nog even doornemen. Misschien zijn er punten die jij of je collega wil toevoegen. En geef ook even aan hoe lang je verwacht dat het gesprek gaat duren.

Vier stappen per onderwerp.

De agenda helpt je ervoor te zorgen dat je niets vergeet. Maar ook bij de bespreking van ieder onderwerp van die agenda wil je niets over het hoofd zien. Dat kan door de volgende vier stappen aan te houden:

• Wat gaat er goed?
• Wat kan er beter of anders?
• Hoe kun jij als leidinggevende je collega daarbij helpen?
• Wat spreken jullie af?

5. Stimuleer je gesprekspartner te praten.

Niet alle collega’s waaraan je leiding geeft, zullen uit zichzelf losbarsten zodra het functioneringsgesprek begint. Aan jou de taak ze toch aan het praten te krijgen, zodat het gesprek echt een dialoog wordt. Dat kan met vragen als:

• Wat vind je van @?
• Waar ben je trots op?
• Wat is volgens jou het probleem?
• Wat is voor jou de beste manier om dit op te lossen?
• Wat vind je er lastig aan? En waarom?
• Welke hulp (tool, cursus, begeleiding) zou je kunnen gebruiken?

Gebruik LSD.

LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen) is een bekende gesprekstechniek die ook in een functioneringsgesprek zeer goed van pas komt. Dus laat de ander uitpraten. En vat daarna in je eigen woorden samen wat hij heeft gezegd. Je laat daarmee merken dat je goed hebt geluisterd en controleert gelijk of je alles ook echt begrepen hebt. Vervolgens vraag je door. Dat is belangrijk omdat je juist daarmee laat merken dat je daadwerkelijk geïnteresseerd bent in wat de ander vertelt. En het helpt uiteraard een scherper beeld te krijgen van datgene dat je collega kwijt wil.

• Waarom is dit probleem zo belangrijk voor je?
• Denk je dat anderen dit ook als een probleem ervaren?
• Wat bedoel je precies als je zegt dat @?
• Kun je me daar een voorbeeld van geven?
• Hoe merken we het effect van de oplossing die je voorstelt?

Sluit aan bij je gesprekspartner.

Als je flink hebt doorgevraagd en geluisterd, mag je eindelijk zelf vertellen wat je van een onderwerp vindt. Begin met aansluiting te zoeken bij datgene wat je collega net heeft gezegd. Bijvoorbeeld met je mening daarover of een complimentje:

• Ik ben het met je eens. Het is inderdaad de beste oplossing.
• Je hebt er goed aan gedaan om eerst @ te doen.
• Inderdaad, daarmee is je probleem niet opgelost. 

En mocht je collega belangrijke onderdelen over het hoofd hebben gezien, dan kun je die nu inbrengen:

• De reden dat ik dit de beste oplossing vind, is omdat wij….
• Heb je ook aan @ gedacht? Dat is namelijk…

6. Stel het juiste soort vragen op het juiste moment.

Waarschijnlijk weet je wel dat je open en gesloten vragen hebt. Veel mensen denken dat open vragen goed zijn en gesloten vragen fout. Maar dat hoeft niet. Ze hebben beide hun eigen functie. De truc is het juiste soort vraag op het juiste moment te gebruiken.

Open vragen:

• beginnen met wie, wat, waar, wanneer, hoe;
• leveren je veel informatie op;
• komen vaak aan het begin van een functioneringsgesprek.

Gesloten vragen:

• beginnen met een werkwoord en zijn te beantwoorden met ja of nee;
• kunnen controlevragen of sturende vragen zijn;
• komen meestal aan het eind van een functioneringsgesprek.

7. Maak het concreet.

Doorvragen is niet alleen belangrijk om je interesse te laten merken, het is ook een geschikt middel om te voorkomen dat het gesprek te abstract blijft. Of dat er een soort van welles-nietes-spelletje ontstaat. Een voorbeeld:

“Ik vind het jammer dat je mij niet serieus neemt.”

“Natuurlijk neem ik je wel serieus.”

“Daar merk ik anders niets van.”

“Dat is vreemd, want ik doe het wel.”

“En toch merk ik het niet.”

“Ik zeg je nu toch dat ik het wel doe.”

“Maar ik merk er niets van.”

En zo kun je nog wel even doorgaan. Iemand wel of niet serieus nemen is een gevoelig onderwerp, maar ook erg abstract. Als je doorvraagt, krijg je wellicht een iets concreter beeld van datgene dat je collega dwarszit:

“Ik vind het jammer dat je mij niet serieus neemt.”

“Dat is niet mijn bedoeling. Kun je me een voorbeeld geven van een situatie waarin dat aan de hand was?”

“Afgelopen maandag vertelde ik in het werkoverleg dat ik het te druk heb om een blog te schrijven op onze website. Het enige dat je zei was dat ik er niet meer dan een uurtje aan hoef te besteden. Daarna ging je gewoon verder met een ander onderwerp. Maar die tijd heb ik niet én zo snel schrijf ik zoiets niet.”

“O jee, wat vervelend dat je daardoor het gevoel hebt gekregen dat ik je niet serieus neem. Goed dat je dit zegt. Ik dacht je juist te helpen door er een tijdslimiet aan te plakken. Misschien kan ik je helpen een vliegende start te maken met die blog. Maar laten we eerst samen eens kijken naar je werkdruk.”

8. Bevestig de emotie van je gesprekspartner.

Als je naar het voorbeeld om te concretiseren kijkt, zie je dat de leidinggevende daarin nog iets belangrijks doet: hij erkent het gevoel van zijn collega. Realiseer je dat mensen altijd een drempel over moeten om hun gevoelens te delen. En zeker tegen jou als leidinggevende kan ze dat kwetsbaar en onzeker maken. Daarom is het belangrijk dat je laat zien dat je het waardeert dat je collega zich uitspreekt.

Geef ruimte aan negatieve én positieve gevoelens.

Of je collega wel of geen gelijk heeft, is daarbij in eerste instantie niet belangrijk. Om een goed gesprek over zijn functioneren te hebben, is het vooral van belang dat hij merkt dat er ruimte is voor zijn gevoelens en ideeën. Dit geldt niet alleen voor negatieve gevoelens overigens. Geeft je collega bijvoorbeeld aan dat hij erg tevreden is over iets wat jij voor hem hebt gedaan, laat dan duidelijk merken dat je zijn compliment zeer waardeert.

9. Denk aan je intonatie en non-verbale houding.

Het is de toon die de muziek maakt. Alle reden dus aandacht te besteden aan de manier waarop je je stem gebruikt. Spreek rustig, leg accenten in je zinnen en durf korte pauzes te laten vallen. Ook je non-verbale houding is belangrijk. Je kunt nog zo’n goede vragen stellen, als je onderuitgezakt met een pen tikkend naar buiten kijkt terwijl je gesprekspartner aan het woord is, kom je zeker niet geïnteresseerd over. Beter is het als je ontspannen rechtop zit, oogcontact met je collega maakt en zijn bewegingen zo nu en dan spiegelt. En o ja, een glimlach op zijn tijd doet wonderen.

10. Stuur het gesprek met metataal.

Ontstaat er tijdens het functioneringsgesprek toch een warrige situatie? Merk je dat de emoties bij je gesprekspartner of jezelf erg hoog oplopen? Of wordt de situatie juist net iets te jolig? Grijp dan in. Dat doe je door metataal, een gesprek over het gesprek. Metataal kan gaan over het proces, de inhoud van het gesprek of de emoties die ontstaan.

Proces:

“Ik begrijp uit je e-mail dat je de verhouding werk-privé het belangrijkste onderwerp vindt voor dit gesprek. Zullen we dit dan als eerste behandelen? Dan doen we de rest van de agenda daarna.”

Inhoud:

“Je zegt dat huurders aan de telefoon vaak vragen stellen waarvan ze het antwoord ook op onze website kunnen lezen en dat je daardoor een aantal werkbesprekingen hebt gemist. Dat vind ik moeilijk te volgen. Kun je me uitleggen wat het verband is tussen die twee dingen?”

Emotie van je gesprekspartner:

“Ik kan me voorstellen dat die opdracht niet helemaal past bij je voorkeuren. Je dagen zien er inderdaad anders uit dan we dachten toen je hier kwam werken.”

Emotie van jezelf:

“Ik voel me niet prettig bij de toon die je tegen me aanslaat.”

11. Neem de tijd voor de afronding van het functioneringsgesprek.

Als je alle onderwerpen van de agenda hebt gehad, is het functioneringsgesprek bijna klaar, maar nog niet helemaal. Er volgt nog een heel belangrijk onderdeel: de afsluiting. Neem ook hiervoor weer voldoende tijd. In de afsluiting:

• vat je de belangrijkste punten uit het gesprek nog eens samen;
• controleer je bij je gesprekspartner of hij het met je samenvatting eens is en het ook de belangrijkste punten vindt;
• maak je samen concrete afspraken over het vervolg.

Een duidelijk verslag.

Vergeet niet een duidelijk verslag te maken van het functioneringsgesprek. Vraag aan je gesprekspartner dit te lezen en eventueel aan te vullen. Dit is nogmaals een kans te laten zien dat je goed hebt geluisterd en te controleren of jouw beeld van het gesprek overeenkomt met dat van je collega. Bovendien heb je zo’n verslag nodig voor in het personeelsdossier.

Zakelijke gesprekken voeren leer je door te oefenen.

Voor functioneringsgesprekken geldt hetzelfde als voor alle zakelijke gesprekken die je voert: oefening baart kunst. Daarom besteden we in onze training Zakelijke gesprekken voeren veel tijd aan het oefenen met een professionele acteur. Zo leer je de regie te houden in je zakelijke gesprekken en op een prettige manier je gespreksdoelen te bereiken.