Ga je een tekst herschrijven of redigeren? Dan is het belangrijk dat je een tekst zelf goed en snel kunt analyseren. Hoe je dat doet? Dat lees je in dit artikel.
Ping! Het venstertje van je mail schiet omhoog. Ah, daar is de tekst al die je collega zou aanleveren. ‘Alsjeblieft, mijn tekst voor de website. Kijk jij er nog even naar?’ staat er in de e-mail. ‘Natuurlijk!’ tik je terug. Je opent het bestand in de bijlage en begint de (enorme lap) tekst te lezen. Al snel zakt de moed je in de schoenen. Wat een slecht leesbare tekst. En van jou wordt verwacht dat je de tekst redigeert. Zucht. Hoe pak je dat nu het beste aan?
Een tekst herschrijven of redigeren, is een vak apart
Om een tekst te kunnen herschrijven of redigeren, moet je een tekst snel kunnen doorgronden. En dat is moeilijker dan je misschien denkt. Om een tekst goed te kunnen analyseren, moet je namelijk niet alleen analytisch kunnen denken. Je moet ook weten waarop je moet letten in een tekst. En daar help ik je graag bij in dit artikel met een handig stappenplan:
Stap 1. Bepaal het onderwerp van de tekst.
Stap 2. Bepaal het doel en de doelgroep van de tekst.
Stap 3. Beoordeel de lezersvragen.
Stap 4. Ga op zoek naar de kernboodschappen.
Stap 5. Controleer of de kernboodschappen de meeste nadruk krijgen.
Stap 6. Bekijk de structuur van de tekst.
Stap 7. Beoordeel het taalgebruik.
Stap 8. Beoordeel de toon.
Stap 9. Controleer de details.
We maken eerst een klein uitstapje naar dé valkuil van redacteuren, zodat jij daar niet in valt ;-). Daarna lees je het stappenplan.
Een tekst herschrijven of redigeren: een valkuil
Waar let jij als eerste op als je een tekst redigeert? De kans is groot dat je antwoorden geeft als:
‘Of er lange zinnen in de tekst staan.’
‘Of de schrijver begrijpelijke woorden gebruikt.’
‘Of de leestekens in de tekst goed worden gebruikt.’
‘Of er geen taalfouten in de tekst staan.’
Helemaal geen gekke antwoorden! In de praktijk blijkt dat veel redacteuren eerst op ‘microniveau’ naar een tekst kijken. Toch raad ik je aan om juist eerst naar de structuur van een tekst te kijken. Het redigeren op microniveau kost namelijk veel tijd, terwijl vaak blijkt dat de structuur van een tekst ook helemaal anders moet. Als je de structuur van een tekst aanpast, moet je de woorden en zinnen ook weer veranderen. En je wilt natuurlijk geen dubbel werk doen.
In het stappenplan zie je dan ook dat we beginnen met stappen die invloed hebben op de structuur van een tekst. En dat juist de laatste stappen gaan over de schrijfstijl.
Een tekst herschrijven of redigeren: een stappenplan
Stap 1. Bepaal het onderwerp van de tekst
Ga je een tekst redigeren? Begin dan met het bepalen van het onderwerp van de tekst. Je moet weten wat het onderwerp is, omdat je dan ook weet of alle onderdelen uit een tekst daadwerkelijk aansluiten bij het onderwerp. Dat lijkt heel gemakkelijk, maar dat is niet altijd het geval. Sommige teksten zijn namelijk zo ingewikkeld dat er meerdere onderwerpen centraal staan. En dan moet je goed zoeken naar wat een schrijver probeert te zeggen. Kijk maar eens naar deze tekst:
Is het onderwerp van deze tekst een vergunningverlening? Of het stellen van extra voorwaarden aan de brandveiligheid? Of een nieuwe gebruiksmelding? Dit is niet duidelijk. Als je een tekst analyseert, is het daarom belangrijk dat je eerst op zoek gaat naar het onderwerp.
Wat is het onderwerp bijvoorbeeld in deze brief van een gemeente aan een inwoner:
In eerste instantie lijkt het alsof het onderwerp het stoppen van de automatische incasso is. Maar als je doorleest, zie je al snel dat er een ander onderwerp centraal staat. Namelijk: het betalen van een achterstallige betaling. De brief is dus eigenlijk een aanmaning.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Bespreek je de tekst met een collega? Bepaal dan wat volgens jou het onderwerp van de tekst is. En bespreek dit als eerste met je collega zodat jullie allebei hetzelfde startpunt hebben. Je zult ervan versteld staan hoe vaak er al onduidelijkheid is over het onderwerp van een tekst.
Stap 2. Bepaal het doel en de doelgroep van de tekst
Bepaal het doel van de tekst
Met een tekst wil een schrijver een bepaald doel bereiken. Hieronder zet ik een aantal van die doelen op een rijtje:
- Overtuigen (bijvoorbeeld een verkooptekst)
- Activeren (bijvoorbeeld een uitnodiging)
- Informeren (bijvoorbeeld een aankondiging)
- Instrueren (bijvoorbeeld een stappenplan)
- Amuseren (bijvoorbeeld een column)
Het doel van een tekst bepaalt in grote lijnen hoe een schrijver een tekst opbouwt
Een tekst waarmee je iemand probeert te overtuigen, ziet er bijvoorbeeld totaal anders uit dan een tekst waarin je iemand een instructie geeft. Daarom is het belangrijk om te weten welk doel een tekst heeft. In de brief van de gemeente aan de heer Winter is het doel ‘activeren’. De schrijver wil dat de heer Winter zo snel mogelijk gaat betalen. Dus alles in de tekst moet erop gericht zijn om dit doel te bereiken.
Zorg ervoor dat een tekst 1 doel heeft
Als een tekst meerdere doelen heeft, wordt de tekst er vaak niet beter op. Dus: kijk hoeveel doelen de tekst heeft en wat daarvan het echte hoofddoel is. Als je het belangrijkste doel van de tekst kent, kun je de volgende stap zetten: kijken naar de lezersvragen.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Bepaal het doel van de tekst en stem dit af met je collega. Wat wil hij met de tekst bereiken: informeren, instrueren, overtuigen, activeren? Let er wel op dat veel schrijvers ‘informeren’ zeggen. Maar met ‘informeren’ bedoelen we dat de informatie in een tekst alleen maar bedoeld is om de lezer op de hoogte te brengen. De schrijver verwacht dus niet dat de lezer iets met de informatie doet (activeren) of dat hij zijn mening ergens over verandert (overtuigen).
Bepaal de doelgroep van de tekst
Als je een tekst gaat redigeren, is het ook belangrijk om de doelgroep van een tekst te bepalen. Let daarbij op een aantal punten:
1. Is de tekst bedoeld voor 1 lezer of voor een groep?
Een tekst voor 1 lezer kun je goed afstemmen op de lezer. En dat is prettig, want hoe concreter een tekst is, hoe duidelijker deze vaak ook is. Het is lastiger om een tekst voor meerdere mensen te schrijven. Je schrijft dan namelijk voor mensen met verschillende interesses, achtergronden en behoeftes. Neem dit mee als je een tekst analyseert. Soms kun je een schrijver namelijk beter adviseren om meerdere teksten naar verschillende doelgroepen te schrijven in plaats van 1 tekst naar een grote groep.
2. Weet de lezer veel over het onderwerp of weinig?
De voorkennis van de lezer bepaalt hoe moeilijk het onderwerp mag zijn waarover de tekst gaat. Zo kun je een jurist bijvoorbeeld gerust een ingewikkelde wettekst voorleggen. Terwijl je dat bij een leek niet kunt doen, omdat hij dan direct afhaakt tijdens het lezen. Bij het redigeren van een tekst is het dus belangrijk om na te gaan wie de doelgroep is en wat de voorkennis van die doelgroep is. Dan kun je namelijk pas beoordelen of de tekst duidelijk is voor de lezer.
3.Vindt de lezer het onderwerp interessant of niet?
Als je weet of een lezer of groep lezers een onderwerp interessant vindt, kun je er meer over schrijven. Maar het tegenovergestelde is ook waar. Als een lezer niet geïnteresseerd is in het onderwerp moet de tekst zo eenvoudig mogelijk zijn. Zodat een lezer niet afhaakt, omdat het lezen van de tekst hem te veel tijd kost. Neem dit ook mee in je analyse.
4. Wat is het taalniveau van de lezer?
Een lezer met een hoog taalniveau begrijpt ingewikkeldere teksten dan een lezer met een laag taalniveau. Dit moet je dus meenemen in je analyse. Want voor een lezer met een laag taalniveau moet de tekst gemakkelijker zijn. Is de tekst bedoeld voor een grote groep mensen? Dan is het natuurlijk lastig om het taalniveau te bepalen. In dat geval raad ik aan om de tekst geschikt te maken voor lezers met taalniveau B1. Daarmee bereik je namelijk de grootste groep mensen.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Ga je in gesprek over de tekst? Vraag de schrijver dan wie de doelgroep van de tekst is. Vraag hierop door en neem niet te snel genoegen met een antwoord. De doelgroep van een tekst bepaalt namelijk in grote mate of een tekst wel of niet duidelijk is.
Stap 3. Beoordeel de lezersvragen
Nu ga je op zoek naar de lezersvragen die horen bij het onderwerp, het doel en de doelgroep van de tekst. Lezersvragen zijn de vragen die een lezer stelt over het onderwerp. We pakken de brief van de gemeente aan de heer Winter er weer bij als voorbeeld.
- Onderwerp: een aanmaning om een achterstallige betaling te betalen
- Doel: activeren
De heer Winter heeft tijdens het lezen van de brief waarschijnlijk deze vragen:
- Wat moet ik doen?
- Waarom moet ik dit doen?
- Wanneer moet ik dit doen?
- Hoe moet ik dit doen?
- Wat is het gevolg als ik het wel of niet doe?
Als je de tekst analyseert, kijk je dus of de schrijver deze vragen beantwoordt.
Je ziet dat de schrijver hier 3 van de 4 vragen heeft beantwoord. Alleen het antwoord op de laatste vraag ontbreekt. De lezer weet dus niet wat het gevolg is als hij niet doet wat er van hem wordt gevraagd.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Zorg dat je weet wat de lezersvragen in een tekst zijn. En controleer bij de schrijver of dit inderdaad de vragen zijn die hij wil beantwoorden. Bekijk ook of de schrijver alle relevante vragen in de tekst beantwoordt.
Stap 4. Ga op zoek naar de kernboodschappen
De kernboodschappen zijn de belangrijkste boodschappen in een tekst. Met andere woorden: dit zijn de antwoorden op de lezersvragen. Dit is ook de informatie die een schrijver écht kwijt wil in zijn tekst. Als je een tekst redigeert en je weet wat de lezersvragen zijn, kun je dus op zoek gaan naar de kernboodschappen. Je bekijkt dan of de kernboodschappen wel echt antwoord geven op de lezersvragen.
In de tekst hieronder heb ik de kernboodschappen genummerd:
Er zitten 5 kernboodschappen in de tekst. Als ik ze eenvoudiger opschrijf, zijn het deze:
- We hebben de incasso stopgezet.
- U moet € 176,28 betalen.
- U moet dit zo snel mogelijk doen.
- U moet dit overmaken naar onze bankrekening.
- U kunt de incasso opnieuw aanvragen.
Deze kernboodschappen geven antwoord op bijna alle lezersvragen:
- Wat moet ik doen? >> U moet € 176,28 betalen.
- Waarom moet ik dit doen? >> Wij hebben de incasso stopgezet.
- Wanneer moet ik dit doen? >> U moet dit zo snel mogelijk doen.
- Hoe moet ik dit doen? >> U moet dit overmaken naar onze bankrekening.
- Wat is het gevolg als ik dit wel of niet doe? >>
De laatste vraag blijft onbeantwoord. En dat is jammer, omdat de schrijver de heer Winter juist wil overhalen om te gaan betalen. Dan is een motivatie (wat levert het mij op?) wel belangrijk.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Bekijk waar de kernboodschappen in de tekst staan. Worden alle lezersvragen beantwoord in de kernboodschappen? Mis je nog kernboodschappen? Of staan er kernboodschappen in de tekst die eigenlijk overbodig zijn? Het is goed om dat met de schrijver te bespreken.
Stap 5. Controleer of de kernboodschappen de meeste nadruk krijgen
De kernboodschappen zijn de belangrijkste informatie uit een tekst. Het is voor een lezer dan ook heel prettig als ze de meeste nadruk krijgen. Dat doe je door ze bovenaan een alinea te plaatsen of door het gebruik van tussenkoppen. Kijk maar eens hoe tussenkoppen eruitzien in een nieuwe versie van de brief voor de heer Winter:
Veel duidelijker. Toch? De lezer ziet in 1 oogopslag de belangrijkste boodschappen die hij moet weten.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Als je met een collega praat over zijn tekst en hij geeft aan wat de belangrijkste boodschappen zijn? Ga dan samen op zoek naar een manier om deze extra nadruk te geven. Bijvoorbeeld door ze vet te maken of door ze op een plaats in de tekst te zetten die meer aandacht krijgt.
Stap 6. Bekijk de structuur van de tekst
Als je de kernboodschappen uit een tekst hebt gevonden, is het tijd om naar de volgorde van de boodschappen te kijken. Is die logisch voor de lezer? In de brief aan de heer Winter is dit de volgorde:
- Wij hebben de incasso stopgezet.
- U moet € 176,28 betalen.
- U moet dit zo snel mogelijk doen.
- U moet dit overmaken naar onze bankrekening.
- U kunt de incasso opnieuw aanvragen.
In dit geval staat de belangrijkste boodschap op de tweede plek. Het belangrijkste in de hele brief is namelijk dat de lezer moet gaan betalen. Een tip voor de schrijver is dan ook om deze informatie naar boven te halen. Hieronder zie je dat ik de 2 alinea’s omgedraaid heb:
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Zorg dat informatie die bij elkaar hoort, bij elkaar staat. Schrijvers hebben vaak de neiging om ‘hun hoofd leeg te schrijven’. Dat is niet altijd goed voor de logica en de volgorde van informatie in een tekst. Kijk daarom nog een keer scherp naar welke lezersvragen met welke kernboodschappen worden beantwoord. En kijk of de informatie die bij de kernboodschap in de buurt staat ook echt bij de kernboodschap hoort.
Stap 7. Beoordeel het taalgebruik
Nadat je naar de structuur van de tekst hebt gekeken, zijn we eindelijk aangekomen bij het taalgebruik. Hierbij kijk je naar de belangrijkste dingen die een tekst ingewikkeld maken.
Bijvoorbeeld:
- Lange zinnen
- Moeilijke woorden
- Figuurlijk taalgebruik
- Abstract taalgebruik
- Ingewikkelde alinea’s
- Overbodige hulpwerkwoorden
- Lijdende vormen
- Onpersoonlijk taalgebruik
In de brief aan de heer Winter heb ik nu ook de moeilijke woorden vervangen en de lange zinnen ingekort.
Zie je hoe de brief opknapt van het gebruik van duidelijke taal? Bovendien komen de kernboodschappen nu veel duidelijker over.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Misschien wil je alleen feedback geven aan een schrijver en zelf niet de hele tekst herschrijven. Toch helpt herschrijven je wel bij het analyseren en het geven van feedback. Als je namelijk zelf af en toe een stuk tekst herschrijft, ervaar je hoe een tekst beter kan worden.
Een handig hulpmiddel bij deze stap is het softwareprogramma Klinkende Taal. Met Klinkende taal zie je in Word of Outlook namelijk met 1 druk op de knop: welk taalniveau een tekst heeft, welke woorden, zinnen en alinea’s een tekst ingewikkeld maken en wat je kunt doen om ze te verhelderen.
Stap 8. Beoordeel de toon
Het is natuurlijk belangrijk dat een tekst helder is, maar het is ook belangrijk om naar de uitstraling van een tekst te kijken. Organisaties willen namelijk ook klantgericht en vriendelijk zijn. Daarom kijken we in stap 8 naar de toon van de tekst.
De oorspronkelijke brief aan de heer Winter is behoorlijk formeel. Dat komt door de ouderwetse woorden (geachte, verzoeken, betreffende, erop wijzen, hoogachtend). Dat kan veel eigentijdser en vriendelijker. In de herschrijving in stap 7 hadden we dat al verbeterd, maar ook daar is de toon nog steeds best dwingend. Onder andere door de korte zinnen en het woord ‘moeten’. Dat kan nog een stukje vriendelijker en klantgerichter. Kijk maar:
Je ziet dat de brief behoorlijk klantgericht van toon is nu. Dat voelt misschien wat gek bij een aanmaning, maar je kunt de lezer best vriendelijk vragen om geld te betalen. Als de lezer na het lezen van deze brief nog niet meewerkt, heb je nog genoeg tijd om maatregelen te treffen. En de kans dat een lezer meewerkt als je aardig bent, is nog altijd groter dan wanneer je formeel bent.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Let op: een schrijver vindt een klantgerichte toon vaak overdreven. Dat komt omdat hij dit niet gewend is. Wil je met deze weerstand omgaan? Vraag de schrijver dan eens om dezelfde boodschap door de telefoon te zeggen. Het zal je verbazen hoeveel klantgerichter een schrijver klinkt als hij de lezer aan de telefoon heeft.
Wil je meer lezen over hoe je een duidelijke én aantrekkelijke tekst schrijft? Lees dan eens het artikel ‘5 schrijftips voor aantrekkelijke teksten in begrijpelijke taal’.
Stap 9. Controleer de details
In deze stap kijk je naar de details. Daarmee bedoel ik: de grammatica, de spelling, maar ook de huisstijlafspraken die in de organisatie gelden.
TIP om een tekst te herschrijven of redigeren
Taalfouten en tikfouten vallen het meest op in een tekst. Het is dus ook gemakkelijk om hier iets over te zeggen. Probeer hier alleen niet te veel de nadruk op te leggen. Je lijkt dan al snel op een juf of een meester. En de meeste schrijvers vinden dat niet fijn.
Oefenen met het herschrijven of redigeren van een tekst?
Organiseer een training Redigeren. Klassikaal of volledig online. Tijdens de training lopen we alle stappen van het redigeren langs. Na elke introductie van een stap gaan jij en je collega’s meteen aan de slag. Jullie passen de leerstof dus direct toe. Hiervoor maken jullie gebruik van jullie eigen teksten. Dán is het leereffect namelijk het grootst. Werken jullie in de organisatie met schrijfcoaches? Neem dan ook eens een kijkje bij onze training voor schrijfcoaches. Daarin ligt de nadruk wat meer op de rol van een coach, het geven van feedback en het omgaan met weerstand van collega’s.
Geen tijd om zelf teksten te herschrijven of redigeren?
Onze ervaren tekstschrijvers gaan graag voor je aan de slag! Of het nu gaat om brieven, e-mails, rapporten, webteksten, blogs of juridische teksten. Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden via (0318) 69 69 00 of loo@lve.nl.
Vorige artikel
