Loo van Eck | de grootste opleider in schrijven

Niemand zit te wachten op slaapverwekkende onderzoeksrapporten. Of beleidsplannen waar je zelf tussen de regels door maar moet uitzoeken wat er precies gaat gebeuren. Het lezen daarvan is niet alleen vervelend, het kost je ook nog eens onnodig veel tijd. Dus gelijk even een gewetensvraagje: geven jouw rapporten, notities en verslagen altijd snel, helder en duidelijk antwoord op de vragen van de lezer?

Lezersgerichte rapporten

In dit artikel lees je hoe je lezersgerichte rapporten, notities en verslagen maakt. Dat is uiteraard een kwestie van begrijpelijk formuleren en de grammatica- en spellingregels volgen. Maar net zo belangrijk is dat je de opbouw van je rapport laat aansluiten bij de leesbehoefte van de lezer. Die leesbehoefte is voor elk type rapport anders, want als je een discussienota leest, heb je andere vragen dan bij het lezen van een plan van aanpak. Daarom vind je in dit artikel voor veel verschillende typen rapporten voorbeelden van de lezersvragen.

 

De tips in dit artikel gaan vooral over de inhoud van verschillende voorbeelden van rapporten. Wil je weten welke processtappen je helpen bij het schrijven van een rapport? Lees dan het artikel Helder rapporteren in 9 stappen.

Een duidelijk doel voor ogen

Globaal genomen maak je een rapport om te informeren, te overtuigen of te instrueren. Met een informatiememo wil je bijvoorbeeld vooral dat de lezer de informatie die je hebt opgeschreven leert kennen. Schrijf je een adviesrapport? Dan wil je de lezer ervan overtuigen jouw mening over te nemen. En met een plan van aanpak wil je dat de lezer de acties die jij noemt uitvoert. Ons advies is de lezers aan het begin van je tekst expliciet te vertellen wat het doel is van je rapport, notitie of advies. Door heldere verwachtingen te scheppen, zet je je lezers direct op het juiste pad en weten ze met welke insteek ze je tekst moeten lezen.

Onderwerp afbakenen

Als je het doel van je rapport goed voor ogen hebt, is het mogelijk om alvast een eerste schifting te maken in de informatie die je in je rapport kwijt wilt. Bij het schrijven van een plan van aanpak voor de implementatie van een nieuw computerprogramma bijvoorbeeld, wil je de lezer niet eerst lastigvallen met tien pagina’s achtergrondinformatie over waarom de keuze op het specifieke programma is gevallen en niet op dat van een concurrent. En als je een adviesrapport schrijft over wel of geen windmolenpark op een bepaalde locatie, is de lezer waarschijnlijk niet echt geïnteresseerd in een verhandeling over de geschiedenis van de elektriciteitsopwekking.

Doelgroep afbakenen

Verder maakt het ook uit wie de doelgroep van je rapport is. In een onderzoeksrapport dat je alleen aan vakgenoten stuurt, mag je ervan uitgaan dat jullie min of meer dezelfde voorkennis hebben. Je hoeft daarom dan wat minder uit te leggen en kun je ook best een beetje jargon gebruiken. Is je onderzoeksrapport voor een brede doelgroep? Dan is jargon juist een heel slecht idee en moet je meer woorden besteden aan het schetsen van de context. Allerlei technische details zijn voor zo’n brede doelgroep al snel minder geschikt. Die kun je dan beter weglaten of naar een bijlage verplaatsen als je je meelezende vakgenoten niet wilt teleurstellen.

Met leeslagen bouw je je rapport op de juiste manier op

Heb je het doel, het onderwerp en de doelgroep helemaal duidelijk voor jezelf? Dan is het tijd na te denken over de opbouw van je rapport. Want voor een lezersgericht rapport moet ook de volgorde waarin je de informatie aan je lezers presenteert op maat zijn. In het kort betekent dit de kern/conclusie eerst, dan de onderbouwing en vervolgens alle achtergrondinformatie. Het zijn de drie leeslagen die je ook in een krantenartikel terugziet.

Leeslagen 1 en 3: samenvatting en bijlagen van je rapport

Je begint je rapport of advies met een (managent)samenvatting. Het is de kern van wat je wilt overbrengen. Dus bijvoorbeeld de belangrijkste conclusies, de belangrijkste aanbevelingen of de argumenten die de doorslag geven. Dat is leeslaag 1. Je eindigt je rapport met de bijlagen met alle detailinformatie die je wel graag aan de lezer wilt meegeven, maar die voor het doel van je rapport te gedetailleerd zijn om in de onderbouwing of uitleg op te nemen. Denk bijvoorbeeld aan de data die je hebt gebruikt. Of eerdere notities die de basis voor je beleidsadvies zijn. Die bijlages zijn leeslaag 3. 

Leeslaag 2: alle vragen van de lezer beantwoord

En leeslaag 2 dan? Daarin vertel je hoe je tot je conclusies of aanbevelingen in leeslaag 1 komt. Welke informatie de lezer in leeslaag 2 verwacht, is voor ieder type rapport verschillend. In de rest van dit artikel ga ik je daar alles over vertellen.

Beantwoord alle lezersvragen als je een rapport, notitie of verslag maakt

Zoals gezegd, de lezer van een adviesrapport verwacht andere informatie dan de lezer van een discussienota. Hij of zij heeft ook andere vragen na het lezen van de (management)samenvatting. Daarom beantwoord je in leeslaag 2 van de verschillende rapportsoorten andere lezersvragen. Hieronder lees je voor een flink aantal typen rapporten wat de lezersvragen zijn. Als je weet welk type rapport je schrijft, zie je dus gemakkelijk en snel welke informatie de lezer verwacht.

Hulp van de beleidscirkel

Om een beetje orde in alle soorten rapporten en notities aan te brengen, volg ik de beleidscirkel.
Dat levert de volgende memo’s, rapporten, nota’s en verslagen op:

  • informatiememo
  • onderzoeksrapport
  • discussienota
  • adviesrapport
  • plan van aanpak
  • voortgangsrapportage
  • evaluatieverslag

 

heldere rapporten schrijven

Een informatiememo schrijven

Een informatiememo gebruik je bijvoorbeeld om een vraag van het management mee te beantwoorden. Of om een samenvatting te maken van nieuwsberichten over een bepaald onderwerp. Of om gewoon eens een nieuw idee voor te leggen aan je collega’s voor een eerste reactie. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een informatiememo zijn:

  • Wat moet ik weten?
  • Moet ik iets doen?
  • Waar kan ik meer achtergrondinformatie vinden?

Een onderzoeksrapport schrijven

In een onderzoeksrapport vertel je wat de belangrijkste bevindingen van je grondig en systematisch uitzoekwerk zijn. Bijvoorbeeld naar aanleiding van je idee uit een eerdere informatiememo. Een onderzoeksrapport is dan ook bijna altijd een flink stuk dikker dan zo’n informatiememo. Je kunt een onderzoeksrapport afsluiten met enkele aanbevelingen als je die hebt. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een onderzoeksrapport zijn:

  • Wat is de achtergrond?
  • Waarom een onderzoek?
  • Welke methode heb je gebruikt voor het onderzoek?
  • Wat zijn de resultaten?
  • Welke conclusie trek je?
  • Wat beveel je de lezer aan?

Een discussienota schrijven

Een discussienota zweeft een beetje tussen een informatiememo, onderzoeksrapport en een beleidsadvies in. Je hebt best al wat informatie over een bepaald onderwerp verzameld, maar nog geen kant-en-klare conclusie of oplossingsrichting die je kunt aanbevelen. Daarover wil je het juist met elkaar gaan hebben. Zo’n discussie kan leiden tot een adviesrapport, maar de conclusie kan ook zijn dat er meer onderzoek nodig is. In dat laatste geval leidt een discussienota dus tot een onderzoeksrapport. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een discussienota zijn:

  • Wat is het probleem?
  • Wat is de achtergrond?
  • Wat is mogelijke oplossing 1?
    • Wat zijn de voordelen?
    • Wat zijn de nadelen?
  • Wat is mogelijke oplossing 2?
    • Wat zijn de voordelen?
    • Wat zijn de nadelen?
  • Hoe ziet het proces er verder uit?

Een adviesrapport schrijven

In een adviesrapport of beleidsadvies doe je eigenlijk niets anders dan de lezer vertellen wat hij of zij het beste kan doen of beslissen en waarom. Doe dit in de volgorde: advies – argumenten. Voor je advies heb je misschien ook onderzoek verricht. Daar mag je gerust iets over zeggen, maar houd het wel bij de hoofdlijnen. Voor de echte dossiervreters onder je lezers kun je eventueel eerder gemaakte onderzoeksrapporten en discussienota’s als bijlagen toevoegen. Vragen waarop een lezer antwoord verwacht in een adviesrapport zijn:

  • Wat is het advies?
  • Wat zijn de argumenten voor?
  • Wat zijn de argumenten tegen?
  • Wat zijn de voordelen van het advies?
  • Wat zijn de nadelen?
  • Wat zijn de kosten?
  • Wat is de beste aanpak?

Een plan van aanpak maken

Wat voor rapporten in het algemeen geldt, geldt ook voor plannen van aanpak in het bijzonder: je hebt ze in alle soorten en maten. Van een a4-tje met enkele implementatiehandvatten tot projectplannen van enkele multomappen helemaal opgetuigd volgens de eisen van PRINCE2 of een andere projectmethodiek. De centrale deler: nadat de organisatie heeft besloten iets te gaan uitvoeren, wil de lezer weten wat er gaat gebeuren. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een plan van aanpak zijn:

  • Wat gaan we doen?
  • Waarom is dat belangrijk?
  • Wie gaat wat doen?
  • Wat is de planning?
  • Wat is het budget?
  • Welke randvoorwaarden moeten geregeld zijn?
  • Wat zijn de risico’s?


In welke volgorde je deze vragen behandelt en hoeveel aandacht iedere vraag krijgt, is afhankelijk van datgene wat je gaat uitvoeren. Overigens kom je ook vaak de term implementatieplan tegen, ook dat is een plan van aanpak.

Een beleidsplan schrijven

Een beleidsplan is eigenlijk ook een plan van aanpak, maar wel een speciale. Want een beleidsplan is vaak wat minder direct gericht op de concrete praktijk. Het geeft eerder de strategische lijn van de organisatie weer. En daarmee benoemt een beleidsplan de kaders en randvoorwaarden voor concrete projecten of initiatieven. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een beleidsplan zijn:

  • Wat gaan we doen?
  • Waarom is dat belangrijk?
  • Welke randvoorwaarden moeten we gaan regelen?
  • Wat is de planning?
  • Wat zijn de risico’s?

Voorbeeld van een beleidsplan

Een voorbeeld van een beleidsplan is een strategisch personeelsbeleid waarin je aangeeft welk type mensen je over twee tot drie jaar denkt nodig te hebben, gebaseerd op de ambities van je organisatie en ontwikkelingen in de maatschappij en bij je klanten. Je vergelijkt het aantal fte en de kennis en vaardigheden dat je dan nodig hebt, met het aantal fte en de kennis en vaardigheden van medewerkers nu. Op basis daarvan weet je welk type mensen je moet gaan werven, opleiden of omscholen. Dit strategisch personeelsbeleid is vervolgens de basis voor een plan van aanpak, waarin je opschrijft hoe je dat werven, opleiden, omscholen concreet gaat aanpakken. 

Een werkinstructie maken

De werkinstructie is ook een speciale vorm van een plan van aanpak. Of beter gezegd, vaak een onderdeel ervan. Een werkinstructie is erg praktisch en specifiek gericht op de doelgroep die bepaalde werkzaamheden gaat uitvoeren. Of die met bepaalde veranderingen van hun werkzaamheden te maken krijgt. Het is misschien ook niet echt een rapport. Maar ik behandel het toch graag. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een werkinstructie zijn:

  • Wat ga ik (anders) doen?
  • Waarom ga ik dat doen?
  • Hoe ga ik dat doen?
  • Welke hulp kan ik krijgen?
  • Wat is het resultaat?

Een voortgangsrapportage maken

Als je een project of beleid aan het uitvoeren bent, wil je waarschijnlijk graag een vinger aan de pols houden. Loopt het allemaal een beetje zoals gepland en gehoopt? Daarvoor is de voortgangsrapportage. Afhankelijk van die voortgang kunnen er zeker kenmerken uit de andere typen rapporten in naar voren komen. Want als de voortgang niet is wat je hoopte, wil je uiteraard ook weten waarom niet. En je wilt dan nadenken over het vervolg. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een voortgangsrapportage zijn:

  • Hoe staan we er ervoor?
  • Welke resultaten/mijlpalen hebben we gehaald?
  • Wat gaat niet goed?
    • Wat is de reden?
    • Wat zijn de gevolgen voor het eindresultaat, de planning, de kosten, etc
  • Hoe nu verder?

Een evaluatieverslag schrijven

In een evaluatieverslag informeer je de lezer over het verloop van een project. Of over de gevolgen van nieuwgekozen beleid in de praktijk. Of over de ervaringen met een nieuwe werkwijze gedurende een bepaalde periode. Het kan zomaar zijn dat je evaluatie tot bepaalde adviezen of discussies leidt. Dat is prima, vermeld ze gerust. Maar het doel van een evaluatieverslag is op de eerste plaats informeren. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht in een evaluatieverslag zijn:

  • Wat evalueer je?
  • Welke criteria gebruik je?
  • Wat zijn je conclusies?
  • Wat zijn je aanbevelingen voor soortgelijke trajecten of situaties?

Een jaarverslag maken

Een jaarverslag is ook een evaluatieverslag. Daarin leg je verantwoording af over de resultaten van je organisatie. Dat kan gaan om financiële resultaten, maar bijvoorbeeld ook om het aantal geholpen burgers, gebouwde woningen, bespaarde CO2-uitstoot, opgeloste klachten, etc. Het gaat om alle zaken die je als organisatie belangrijk vindt. En waarover je aan zowel je klanten, medewerkers, aandeelhouders en eventueel het grote publiek wilt vertellen hoe je het hebt gedaan. Omdat het publiek zo divers is, is het zeker belangrijk dat je het verhaal achter de cijfers op een boeiende manier vertelt als je een jaarverslag gaat schrijven.

De puntjes op de i van je rapport

Als je leeslaag 1 (managementsamenvatting), leeslaag 2 (antwoord op de lezersvragen) en leeslaag 3 (de bijlagen met detailinformatie) klaar hebt, is het zaak de rest van je rapport af te maken:

  • Verzamel passend beeldmateriaal.
  • Zorg voor voldoende tussenkopjes, zodat de lezer gemakkelijk door je tekst navigeert.
  • Schrijf een korte inleiding.
  • Maak een handige inhoudsopgave of leeswijzer.
  • Bedenk een inspirerende titel.


Meer informatie over deze tips voor rapporteren vind je in het artikel Helder rapporteren in 9 stappen
.

Nog wat extra hulp nodig?

Tot zover mijn tips waarmee je de leesbehoefte van je doelgroep in ieder rapport, iedere notitie en ieder verslag centraal zet. De lezers van je rapporten gaan het zeker waarderen als je deze tips toepast. Wil je nog wat extra hulp en aanwijzingen om de tips helemaal in je vingers te krijgen? Bekijk dan eens onze trainingen. Bijvoorbeeld de training Rapporteren, waarin je leert hoe je een rapport schrijft dat in 30 seconden is te lezen. Of de training Van beleidsnota naar beeldverhaal, waarin je leert hoe je een rapport maakt op basis van visuals. Of bekijk gewoon al onze communicatietrainingen en e-learnings. We helpen je graag op een superpraktische manier je schriftelijke en mondelinge communicatie te verbeteren.

 


Reacties (0)


Geef een reactie

 (dit bewijst dat u een mens bent en geen robot)
* Verplichte velden


Top
chat