5 tips om doelgerichte rapporten te schrijven

Een doelgericht rapport is in 30 seconden te lezen. Gebruik onze 5 tips om zulke rapporten te schrijven. Je lezers zullen je dankbaar zijn.

Uiteraard wil je niet dat de lezers van je rapport uren kwijt zijn met het achterhalen van de belangrijkste punten. Of dat ze deze helemaal niet opmerken. Bijvoorbeeld omdat ze na een paar alinea's het idee krijgen dat jouw rapport geen belangrijke informatie voor ze bevat. Voor je het weet, ligt je rapport dan op de stapel 'voor later'. Hoe je dit voorkomt? Door doelgerichte rapporten te schrijven.

Tip 1: begin niet met schrijven. Maar met nadenken.

Bedenk: wat is je doel? Wie is je lezer? Wat is het onderwerp van je tekst? Dat is je werkplan. Is je doel informeren? Dan kies je voor een andere opbouw dan wanneer je wilt overtuigen. Of nieuws wilt brengen. Je doelgroep bepaalt wat je wel en niet in je tekst zet. Dat ligt aan het kennis-, interesse- en taalniveau van je doelgroep. Hoe meer je daar rekening mee houdt, hoe beter je tekst gelezen en begrepen wordt. Bijvoorbeeld:

Op zoek naar een succesvol stappenplan voor het schrijven van een rapport? Lees dan het artikel Helder rapporteren in 9 stappen.

Tip 2: bedenk niet wat jij allemaal wilt vertellen. Maar wat je lezer allemaal wil weten!

Op basis van je werkplan bepaal je welke vragen de lezer heeft bij het onderwerp en het doel. Op basis van deze vragen structureer je je tekst. Zo maak je de tekst lezersgericht. Bijvoorbeeld:

Tip 3: beantwoord de vragen van je lezer in een logische volgorde.

Een lezer heeft op basis van je werkplan dus verschillende vragen. Het is belangrijk dat je die vragen in de juiste volgorde beantwoordt. En dat is de volgorde die voor de lezer het meest logisch is. Heeft iemand een vergunning voor een dakkapel aangevraagd? Dan heeft hij waarschijnlijk 2 vragen: Krijg ik de vergunning? En waarom wel/niet? Dit is ook meteen de volgorde die voor de lezer het meest logisch is: een piramide.

Tip 4: zorg dat je rapport maar 1 doel heeft.

Er zijn verschillende tekstdoelen. Denk aan informeren, nieuws brengen en werven. Elk doel heeft een andere structuur en volgorde van lezersvragen. Een nieuwsbericht in de krant is anders dan een wervend artikel in een magazine. Je begrijpt dat het dus niet handig is om verschillende doelen in 1 tekst te gebruiken. De lezer verwacht een bepaalde opbouw en jij gaat daar als schrijver aan voorbij. Dat gaat ten koste van de begrijpelijkheid van je tekst. En dus bereik je je doel weer niet.

Wil je meer weten over welke informatie een lezer verwacht in een specifiek type rapport (advies, beleidsnota, plan van aanpak, evaluatie, etc) lees dan het artikel Lezersgerichten rapporten, notities en verslagen maken? Dat kun jij ook!

Tip 5: zet kopjes boven je alinea’s.

Kopjes geven je tekst structuur. Bedenk maar eens hoe je 's morgens de krant leest. Daarnaast dekken kopjes de lading van de alinea, waardoor je tekst samenhang krijgt. Maak voor elke nieuwe kernboodschap een nieuwe alinea met een nieuw kopje. Ook het slot krijgt een kopje. Er zijn 3 soorten kopjes: de onderwerpkop, de vraagkop en de kernboodschapkop.

Leren in de praktijk werkt het beste

Tot zover onze tips voor doelgerichte rapporten. Tijd om aan de slag te gaan. Want in de praktijk leer je het meest. Denk je dat je daar wel wat hulp bij kunt gebruiken? Bekijk dan eens onze trainingen. Bijvoorbeeld de training rapporteren, waarin je leert hoe je een rapport schrijft dat in 30 seconden is te lezen. Of de Training Van Beleidsnota naar Beeldverhaal, waarin je leert hoe je een rapport maakt op basis van visuals.